Вот еще одно предложение по организации:
Перед смепкой создавать группу в WhatsApp, куда добавлять всех потенциальных участников. Гораздо проще будет решить вопрос с подвозками, с количеством желающих, с дисбалансом М и Ж. А также с тем, что, кто и в каком количестве везет из еды и питья.