Решил создать тему о том, как лучше создавать новые темы и когда стоит создавать отдельную тему а в каких - писать в существующих.

Ну, прежде всего, совет, который даётся на всех форумах: проверить, а нет ли такой темы на форуме? Очень просто. Через поиск.

Допустим, есть тема не точно такая, но близкая. Вот тут нужно думать, насколько темы близки и насколько различия существенны.

Вот, например, некто решил создать тему про Венерин башмачок. Тема "Орхидеи" на форуме есть. Если бы у нас был специализированный форум по цветам, возможно, следовало бы создать новую тему, но поскольку форум у нас не форум цветоводов, то вполне достаточно темы "Орхидеи".

А вот, темы"Шопинг" и "Шопники"
разные. Да, в обеих речь идёт о шопинге, но во второй рассматривается совершенно другой аспект. Сравните!